Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle inschrijvingen en overeenkomsten met betrekking tot deelname aan het Release & Recharge Yoga Retreat – Ibiza (hierna: “het retreat”), georganiseerd door Anne Rooms (hierna: “de Organisator”). Door in te schrijven verklaart de deelnemer (hierna: “de Deelnemer”) kennis te hebben genomen van deze voorwaarden en hiermee akkoord te gaan.

1. Inschrijving en totstandkoming van de overeenkomst

1.1. Inschrijving gebeurt via het online inschrijfformulier en/of via de door de Organisator opgegeven inschrijvingsprocedure.
1.2. De inschrijving is pas definitief na ontvangst van het volledige deelnamebedrag op de rekening van de Organisator.
1.3. Indien de betaling niet tijdig of niet volledig wordt ontvangen, behoudt de Organisator zich het recht voor om de inschrijving te annuleren zonder verdere verplichtingen.
1.4. De plaatsen zijn beperkt. De deelname wordt toegekend op basis van volledige betaling en beschikbaarheid.

2. Prijzen en betaling

2.1. Alle vermelde prijzen zijn per persoon en gelden voor het gekozen kamertype zoals vermeld in het aanbod.
2.2. De prijs omvat uitsluitend de diensten die expliciet vermeld staan onder “Inbegrepen” in de retreatinformatie.
2.3. De betaling dient te gebeuren volgens de instructies die door de Organisator worden meegedeeld.
2.4. Eventuele bankkosten, wisselkoerskosten of transactiekosten zijn steeds ten laste van de Deelnemer.

3. Annulatie door de deelnemer (geen annulatie mogelijk)

3.1. Annulatie door de Deelnemer is niet mogelijk.
3.2. Bij annulatie of niet-deelname door de Deelnemer, om welke reden dan ook (inclusief medische redenen, familiale omstandigheden, werk, of reisproblemen), blijft het volledige deelnamebedrag verschuldigd en wordt geen terugbetaling voorzien.
3.3. De Deelnemer wordt daarom uitdrukkelijk aangeraden om een persoonlijke annulatieverzekering en/of reisverzekering af te sluiten die voldoende dekking biedt.

4. Overdracht van boeking (vervanging door een andere deelnemer)

4.1. Indien de Deelnemer verhinderd is om deel te nemen, kan de Deelnemer zelf een vervanger zoeken die de boeking volledig overneemt.
4.2. Overdracht is enkel mogelijk mits:

• de vervanger alle deelnamevoorwaarden aanvaardt;
• de vervanger het inschrijfformulier en de vereiste (medische/voedings-)informatie tijdig invult;
• de Organisator vooraf schriftelijk (via e-mail) akkoord gaat met de overdracht.

4.3. De oorspronkelijke Deelnemer blijft verantwoordelijk voor correcte en tijdige communicatie met de Organisator omtrent de overdracht.
4.4. Eventuele administratieve kosten of praktische gevolgen verbonden aan de overdracht (bv. kamerverdeling) worden in overleg besproken.

5. Annulatie of wijziging door de organisator

5.1. De Organisator behoudt zich het recht voor om het retreat te annuleren of te wijzigen bij overmacht of omstandigheden buiten de wil van de Organisator (bv. natuurrampen, pandemieën, ernstige ziekte van de docent, onbeschikbaarheid van de accommodatie door onvoorziene omstandigheden, veiligheidsrisico’s, etc.).
5.2. In geval van annulatie door de Organisator zal de Deelnemer het reeds betaalde retreatbedrag terugbetaald krijgen, tenzij partijen een alternatief (bv. verplaatsing naar nieuwe data) overeenkomen.
5.3. De Organisator kan niet aansprakelijk worden gesteld voor bijkomende kosten die de Deelnemer maakte, zoals vliegtickets, reisverzekering, annulatieverzekering, of andere persoonlijke uitgaven.

6. Aansprakelijkheid en eigen verantwoordelijkheid

6.1. Deelname aan yoga, meditatie, breathwork en aanverwante activiteiten gebeurt volledig op eigen verantwoordelijkheid van de Deelnemer.
6.2. De Deelnemer verklaart naar waarheid dat hij/zij fysiek en mentaal in staat is om deel te nemen. Bij twijfel wordt aangeraden om vooraf medisch advies in te winnen.
6.3. De Organisator en lesgever(s) zijn niet aansprakelijk voor letsels, lichamelijke ongemakken of schade die voortvloeien uit deelname.
6.4. De Deelnemer is verantwoordelijk voor zijn/haar eigen bezittingen. De Organisator is niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of schade aan persoonlijke eigendommen.

7. Reis, vervoer en verzekering

7.1. Vluchten, vervoer van en naar de luchthaven en reisdocumenten vallen volledig onder de verantwoordelijkheid van de Deelnemer.
7.2. De Deelnemer is verantwoordelijk voor een geldige identiteitskaart/paspoort en eventuele vereisten voor reizen naar Spanje.
7.3. Het is sterk aanbevolen om een reisverzekering (incl. medische kosten) en een annulatieverzekering af te sluiten.

8. Gezondheid, veiligheid en deelnamevoorwaarden

8.1. De Deelnemer verbindt zich ertoe om relevante informatie over gezondheid, blessures, medicatie, allergieën of andere belangrijke aandachtspunten correct door te geven via de vragenlijst of voorafgaand aan het retreat.
8.2. Breathwork kan een intensere fysieke of emotionele reactie veroorzaken. De Deelnemer neemt hieraan deel met respect voor eigen grenzen en kan steeds pauzeren of stoppen.
8.3. De Organisator behoudt zich het recht voor om deelname aan bepaalde onderdelen te weigeren indien dit om medische of veiligheidsredenen noodzakelijk wordt geacht.

9. Gedrag en respect voor de groep en accommodatie

9.1. De Deelnemer engageert zich tot een respectvolle houding tegenover andere deelnemers, de Organisator, de accommodatie en de omgeving.
9.2. De retreat is gericht op rust. De Deelnemer respecteert dit concept gedurende het verblijf.
9.3. Bij ernstig storend of grensoverschrijdend gedrag kan de Organisator beslissen om de Deelnemer (gedeeltelijk) uit te sluiten van activiteiten of deelname te beëindigen, zonder recht op terugbetaling.

10. Privacy en verwerking van persoonsgegevens

10.1. De persoonsgegevens die via het inschrijfformulier en vragenlijst worden verzameld, worden uitsluitend gebruikt voor de organisatie en begeleiding van het retreat.
10.2. Medische of gevoelige informatie wordt vertrouwelijk behandeld en enkel gebruikt om de veiligheid en kwaliteit van begeleiding te garanderen.

11. Foto’s en beeldmateriaal

11.1. Tijdens het retreat kunnen foto’s of video’s gemaakt worden voor sfeerimpressies.
11.2. Indien de Deelnemer niet in beeld wenst te verschijnen, dient dit vooraf of tijdens het retreat duidelijk gecommuniceerd te worden aan de Organisator.

12. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

12.1. Op deze overeenkomst is het Belgisch recht van toepassing, tenzij dwingend recht anders bepaalt.
12.2. In geval van betwisting zijn de rechtbanken van het arrondissement van de woonplaats/zetel van de Organisator bevoegd, tenzij anders verplicht door de wet.